пятница, 28 ноября 2014 г.

Как определить время на выполнение задач этапов: сделать все запланированное и не растратить себя

Полагаю, что с помощью предыдущего поста этапы выбраны, теперь требуется заложить в свой ежедневный план время, необходимое для их постепенного выполнения. Все-таки подготовка к новогодним праздникам является нужным делом, но не есть исчерпывающим событием жизни. Декабрь нужно прожить так, чтоб потом не думать, что целый месяц «угроблен» на двухдневное празднование. По крайней мере, я так думаю.

Как организовать расчет времени:
1. Используем дедуктивный метод. Есть конкретный этап – прописываем к нему задачи, которые необходимо выполнить – каждую, если это необходимо, задачу раскладываем на процессы – каждый процесс, если это необходимо, раскладываем на субпроцессы. В итоге должна получиться иерархия действий. Надеюсь, что понятно написала.

Составляем такие иерархии для каждого определенного этапа, который вы отобрали для подготовки к Новому году и Рождеству.

2. Когда есть задачи, желательно их распределить на жесткие (выполнение обязательно) и гибкие (можно выполнить, если будет время; если времени не будет, можно не выполнять).

Это важный момент. Можно размечтаться и понаписывать задач, что несколько человек не успеют справиться. А так вы себя готовите к тому, что есть определенный минимум, который необходимо выполнить, и есть дополнительные дела, которые, если сможете сделать, поднимут вам настроение и будете думать, что вы - очень организованный человек. Невыполнение же гибких задач не испортят настроение и не дадут возможности ощутить то неприятное состояние, когда в голове постоянно зудит мысль «блиииин, я не успеваю, опять».

Теперь о том, как определить какая задача жесткая, а какая гибкая. Есть определенные моменты именно для вас, когда невыполнение какой-то задачи будет иметь в последствие эмоции стыда или неудобства.

Ну, например, невыполнение такой задачи, как убрать в квартире к праздникам для меня будет нести состояние неудобства, особенно, если я к себе никого не приглашаю. Зато, невыполнение задачи – подарить подарки родственникам, будет нести мне эмоцию стыда, они мне точно что-то да подарят. Таким образом первая задача является для меня гибкой (я ее планирую, но могу и не выполнить), а вот вторая для меня - жесткая (я ее должна выполнить обязательно). Надеюсь, что с этим моментом тоже разобрались.

Классифицировать задачи можно также руководствуясь положительными эмоциями: гордость – радость – удовольствие – облегчение.

3. Создаем таймлайн нашей подготовки. Я обожаю таймлайн и предлагаю использовать его здесь. Почему? Да по тому, что перед глазами есть полная развертка с задачами и сроком ее начала, длительности и окончания. Таймлайн – это гибкий инструмент и его можно корректировать очень быстро.

Я подготовила бланк таймлайна, куда необходимо внести ваши этапы-задачи-процессы-субпроцессы и на каждую определить временной интервал (зарисовать соответствующие клеточки). Если необходимо несколько листов – просто склейте их друг с другом. Ну и что, что может рулон получиться, зато все перед глазами.

БЛАНК скачиваем здесь

Вот мой пример.

В результате заполнения таблицы, должна выстроится последовательность что за чем делать, тогда сложиться целостность процесса, что приведет к выполнению задачи.

Попробуйте, это просто и эффективно.

Теперь о том, сколько времени необходимо отвести на действия. Здесь в силу вступает ваш индивидуальный психологический момент – чувство времени. Не исключаю, что ваше чувство времени идеально. Я же использую такую формулу: время, за которое я думаю, что выполню задачу, умножаю на коэффициент 1,2. У вас может быть свой коэффициент. Чтоб его определить можете уже сегодня провести тест. Подумайте, сколько времени у вас уйдет на то, чтоб, например, приготовить ужин, запишите себе, а потом засеките время, за сколько вы справились с задачей. Несколько таких тестов и вы будете знать свой поправочный коэффициент.

Зачем это нужно? Если вы превысите лимит времени, которое определите на выполнение действий, то можете поставить под угрозу план подготовки к праздникам. А чувство времени поможет успеть сделать задуманное без спешки, суеты и стрессов.

Не стоит думать, что составив один раз себе таймлайн, вы с ним же придете к финишу. Нет, он еще будет по ходу корректироваться. Но корректировать такой вариант организации времени проще, чем списочный.

Дорогие мои читатели, я знаю, что есть интерес к моим постам (я это процесс могу отследить с помощью инструмента статистики). Спасибо Любови, которая не постеснялась и написала комментарии к предыдущим сообщениям. Пожалуйста, не стесняйтесь написать свое мнение – совпадает оно с моим или нет. Это ваш опыт и он интересен.

5 комментариев:

  1. О, я обожаю планировать)))) Особенно подготовку к НГ! Хотя и без гостей последние 7 лет, все равно - меню, список продуктов, посылки форумчанкам (лично не дарю как-то подарки) - подсмотрела на Флайледи))

    ОтветитьУдалить
  2. И я люблю все распланировать, пока читаю, осмысливаю))))

    ОтветитьУдалить
  3. обожаю писать списки на все что можно и потом вычёркиваться)))

    ОтветитьУдалить
  4. Девочки, молодцы, что прокомментировали. Спасибо вам. А что думаете относительно моего варианта?

    ОтветитьУдалить
  5. У меня вынужденный застой в подготовке )))) Подарки мужу и детям куплены ()интересно, а мне будет подарок? Вряд ли))), посылки отправлены. Осталось продукты купить, пока только то что в железных банках куплено.
    А! Еще вышить снеговика надо (в пару к прошлогоднему, но он куда-то запропастился, все елочные игрушки перерыла - пропал!).

    Т.е. остался один пункт плана - меню))) Пойду еще скатерть проверю - чистая ли.

    ОтветитьУдалить

Обо мне

Моя фотография

Познакомимся.
О себе. Меня зовут Анна и живу я в Украине.
Нескромно скромная особь женского рода c несколькими десятками прожитых лет. Я довольно увлекающаяся особа, то есть мне интересно и то, и это, и еще вон то, пожалуй… Я люблю читать, готовить, шить, вышивать, вязать….
По специальности я информационный аналитик и мне это очень помогает в любых жизненных ситуациях. Уж такое свойство моего мозга, что ко всему я подхожу критически, рассматриваю событие или явление с разных сторон.
Рада всем